01. Importation des écritures, paramétrage des données
Rendez-vous sur la page des imports/exports : https://app.jepilote.com/dashboard/export
et choisissez l'onglet IMPORT.
CODE JOURNAL
Les valeurs attendues sont les codes des journaux visibles dans le paramétrage des journaux. La liste est accessible en cliquant dans la cellule.
Retraitements du fichier d’import en cas de besoin :
3 solutions :
Changer le code du journal dans le paramétrage pour s’adapter à votre référentiel
Remplacer les valeurs dans le fichier de reprise (CTRL+H dans Excel).
Paramétrer une règle de correspondance (voir l’aide sur les règles).
EXERCICE
L’exercice n’est pas obligatoire. Il peut être calculé à partir de la date de pièce.
Il n’est utile que s’il y a un décalage entre la date de pièce et l’exercice de comptabilisation.
La liste des valeurs attendues est accessible en cliquant dans la cellule.
DATE
Date de pièce. La date est au format : DD/MM/AAAA
Retraitements du fichier d’import en cas de besoin :
_Parfois le format du fichier Excel est difficile à retraiter.
Exemple : Format : « 20140101 » dans la cellule A2.
Extraction de la date en utilisant une formule: =DROITE(A2;2)&"/"&STXT(A2;5;2)&"/"&GAUCHE(A2;4)
_
REFERENCE
La référence de la pièce sert à identifier les écritures appartenant à un même document.
C’est la référence qui sert de rupture de documents.
Donc, pour un même document comptable, toutes les écritures doivent porter la même référence afin d’identifier le document.
Retraitements du fichier d’import en cas de besoin :
Parfois les données d’import ne sont pas complètes au niveau de la référence. Il faut compléter les données, par exemple avec un chiffre.
Parfois, les références ne sont pas identiques sur toutes les écritures d’un document. Il faut harmoniser les références pour chaque document. Pour ne pas perdre d’information, il peut être intéressant de concaténer la référence présente dans le fichier avec le libellé.
Note :
Un champ « Référence externe » sera bientôt ajouté pour gérer le cas où la référence ne peut pas servir de rupture de documents.
LIBELLE
Pas de remarque particulière.
COMPTES
Le compte doit correspondre à celui existant dans le paramétrage de JEPILOTE.
La liste des comptes est visible en cliquant dans la cellule.
Le compte peut être créé automatiquement si l’option est sélectionnée.
Retraitements du fichier d’import en cas de besoin :
Il est possible de changer le compte dans le paramétrage du plan comptable (si le compte n’a pas encore été mouvementé).
Il est possible de paramétrer une règle de correspondance (voir l’article sur les règles de correspondance).
Dernière solution, changer les comptes dans le fichier Excel.
Retraitement particulier 1 :
Beaucoup de logiciels remplacent les comptes collectifs par les comptes auxiliaires. Par exemple, au lieu des comptes 401000 - Fournisseurs et 411000 – Clients, ils exportent les différents codes auxiliaires (qui n’appartiennent pas au plan comptable, donc qui ne commencent pas par un chiffre de 1 à 7).
Dans ce cas, il faut mettre à jour le fichier. Pour cela :
ajouter une colonne nommée Code auxiliaire ou Code tiers.
filtrer la colonne Compte sur les comptes auxiliaires
couper les valeurs restantes et les recopier dans la nouvelle colonne.
remplacer les valeurs coupées par le compte collectif manquant. Le journal peut aider pour identifier les fournisseurs et les clients par exemple.
Retraitement particulier 2 :
Si les comptes n'ont pas une longueur identique, vous devrez compléter ceux qui sont trop courts à l'aide d'une formule qui ajoute des 0 à la fin.
CODE TIERS
Le code tiers n’est pas obligatoire.
Il est utilisé si vous gérez une référence pour identifier vos clients, fournisseurs ou autres tiers.
Si vous interfacez JEPILOTE avec une autre comptabilité, il se peut que vous ayez besoin d’un compte auxiliaire. Dans ce cas aussi, vous pouvez utiliser le code tiers pour ça.
Si le code tiers est utilisé, il servira d’identifiant unique pour différencier les tiers. Autrement dit, à chaque code tiers, correspond un tiers, quelque soit le nom du tiers, y compris si 2 tiers ont le même nom.
Retraitements du fichier d’import en cas de besoin :
Si le code tiers est dans la même colonne que les comptes comptables, vous devez recopier la colonne entière dans la colonne Code tiers, puis filtrer sur ce qui n'est pas un tiers et l'effacer.
TIERS
JEPILOTE gère des listes de tiers, c'est-à-dire des clients, des fournisseurs, des employés ...
Les tiers sont nécessaires pour tous les comptes comptables auxiliairisés.
Les comptes comptables auxiliarisés sont généralement, entres autres, les comptes 401000, 40400, 411000, 425000 …
Le tiers peut être créé automatiquement si l’option est sélectionnée.
DEBIT/CREDIT
Les montants sont acceptés automatiquement avec un séparateur de décimal type virgule ou point.
MONTANT/SENS
Il existe une option pour mettre les montants dans une seule colonne, en précisant le sens dans une autre colonne.
Si l’option est sélectionnée, dans la colonne direction, indiquez Débit ou Crédit.
TVA
Le taux de TVA doit être précisé pour chaque compte de TVA (paramétrés comme tels).
Retraitements du fichier d’import en cas de besoin :
Le taux de TVA n’est pas forcement dans le fichier d’import. Dans ce cas, il faut :
- d’abord sélectionner les lignes nécessitant un taux (filtrer sur les comptes de TVA)
- puis par exemple calculer le taux de TVA avec une formule dans une colonne supplémentaire.
- ou s’il y a un compte par taux, il est facile de faire une correspondance compte/taux dans la colonne supplémentaire.
ECHEANCE
La date d’échéance est obligatoire pour les comptes auxiliarisés.
Si elle n’est pas dans le fichier de reprise, il est commode de créer une colonne et de reprendre la date de la colonne 3.
MODE DE PAIEMENT
Le mode de paiement pour les comptes auxiliarisés.
S’il n’est pas n’est pas dans le fichier de reprise, il est commode de créer une colonne et de mettre une valeur par défaut (par exemple AUT).
LETTRAGE
et choisissez l'onglet IMPORT.
CODE JOURNAL
Les valeurs attendues sont les codes des journaux visibles dans le paramétrage des journaux. La liste est accessible en cliquant dans la cellule.
Retraitements du fichier d’import en cas de besoin :
3 solutions :
Changer le code du journal dans le paramétrage pour s’adapter à votre référentiel
Remplacer les valeurs dans le fichier de reprise (CTRL+H dans Excel).
Paramétrer une règle de correspondance (voir l’aide sur les règles).
EXERCICE
L’exercice n’est pas obligatoire. Il peut être calculé à partir de la date de pièce.
Il n’est utile que s’il y a un décalage entre la date de pièce et l’exercice de comptabilisation.
La liste des valeurs attendues est accessible en cliquant dans la cellule.
DATE
Date de pièce. La date est au format : DD/MM/AAAA
Retraitements du fichier d’import en cas de besoin :
_Parfois le format du fichier Excel est difficile à retraiter.
Exemple : Format : « 20140101 » dans la cellule A2.
Extraction de la date en utilisant une formule: =DROITE(A2;2)&"/"&STXT(A2;5;2)&"/"&GAUCHE(A2;4)
_
REFERENCE
La référence de la pièce sert à identifier les écritures appartenant à un même document.
C’est la référence qui sert de rupture de documents.
Donc, pour un même document comptable, toutes les écritures doivent porter la même référence afin d’identifier le document.
Retraitements du fichier d’import en cas de besoin :
Parfois les données d’import ne sont pas complètes au niveau de la référence. Il faut compléter les données, par exemple avec un chiffre.
Parfois, les références ne sont pas identiques sur toutes les écritures d’un document. Il faut harmoniser les références pour chaque document. Pour ne pas perdre d’information, il peut être intéressant de concaténer la référence présente dans le fichier avec le libellé.
Note :
Un champ « Référence externe » sera bientôt ajouté pour gérer le cas où la référence ne peut pas servir de rupture de documents.
LIBELLE
Pas de remarque particulière.
COMPTES
Le compte doit correspondre à celui existant dans le paramétrage de JEPILOTE.
La liste des comptes est visible en cliquant dans la cellule.
Le compte peut être créé automatiquement si l’option est sélectionnée.
Retraitements du fichier d’import en cas de besoin :
Il est possible de changer le compte dans le paramétrage du plan comptable (si le compte n’a pas encore été mouvementé).
Il est possible de paramétrer une règle de correspondance (voir l’article sur les règles de correspondance).
Dernière solution, changer les comptes dans le fichier Excel.
Retraitement particulier 1 :
Beaucoup de logiciels remplacent les comptes collectifs par les comptes auxiliaires. Par exemple, au lieu des comptes 401000 - Fournisseurs et 411000 – Clients, ils exportent les différents codes auxiliaires (qui n’appartiennent pas au plan comptable, donc qui ne commencent pas par un chiffre de 1 à 7).
Dans ce cas, il faut mettre à jour le fichier. Pour cela :
ajouter une colonne nommée Code auxiliaire ou Code tiers.
filtrer la colonne Compte sur les comptes auxiliaires
couper les valeurs restantes et les recopier dans la nouvelle colonne.
remplacer les valeurs coupées par le compte collectif manquant. Le journal peut aider pour identifier les fournisseurs et les clients par exemple.
Retraitement particulier 2 :
Si les comptes n'ont pas une longueur identique, vous devrez compléter ceux qui sont trop courts à l'aide d'une formule qui ajoute des 0 à la fin.
CODE TIERS
Le code tiers n’est pas obligatoire.
Il est utilisé si vous gérez une référence pour identifier vos clients, fournisseurs ou autres tiers.
Si vous interfacez JEPILOTE avec une autre comptabilité, il se peut que vous ayez besoin d’un compte auxiliaire. Dans ce cas aussi, vous pouvez utiliser le code tiers pour ça.
Si le code tiers est utilisé, il servira d’identifiant unique pour différencier les tiers. Autrement dit, à chaque code tiers, correspond un tiers, quelque soit le nom du tiers, y compris si 2 tiers ont le même nom.
Retraitements du fichier d’import en cas de besoin :
Si le code tiers est dans la même colonne que les comptes comptables, vous devez recopier la colonne entière dans la colonne Code tiers, puis filtrer sur ce qui n'est pas un tiers et l'effacer.
TIERS
JEPILOTE gère des listes de tiers, c'est-à-dire des clients, des fournisseurs, des employés ...
Les tiers sont nécessaires pour tous les comptes comptables auxiliairisés.
Les comptes comptables auxiliarisés sont généralement, entres autres, les comptes 401000, 40400, 411000, 425000 …
Le tiers peut être créé automatiquement si l’option est sélectionnée.
DEBIT/CREDIT
Les montants sont acceptés automatiquement avec un séparateur de décimal type virgule ou point.
MONTANT/SENS
Il existe une option pour mettre les montants dans une seule colonne, en précisant le sens dans une autre colonne.
Si l’option est sélectionnée, dans la colonne direction, indiquez Débit ou Crédit. TVA
Le taux de TVA doit être précisé pour chaque compte de TVA (paramétrés comme tels).
Retraitements du fichier d’import en cas de besoin :
Le taux de TVA n’est pas forcement dans le fichier d’import. Dans ce cas, il faut :
- d’abord sélectionner les lignes nécessitant un taux (filtrer sur les comptes de TVA)
- puis par exemple calculer le taux de TVA avec une formule dans une colonne supplémentaire.
- ou s’il y a un compte par taux, il est facile de faire une correspondance compte/taux dans la colonne supplémentaire.
ECHEANCE
La date d’échéance est obligatoire pour les comptes auxiliarisés.
Si elle n’est pas dans le fichier de reprise, il est commode de créer une colonne et de reprendre la date de la colonne 3.
MODE DE PAIEMENT
Le mode de paiement pour les comptes auxiliarisés.
S’il n’est pas n’est pas dans le fichier de reprise, il est commode de créer une colonne et de mettre une valeur par défaut (par exemple AUT).
LETTRAGE
Mis à jour le : 20/09/2021
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